Jak převést dokumenty na PDF ve službě SharePoint

Platforma Microsoft SharePoint umožňuje týmům sdílet a společně upravovat dokumenty. Převod souborů Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) do formátu PDF usnadňuje jejich archivaci a sdílení, protože PDF zachovává text, písma, grafiku i hypertextové odkazy. PDF verze můžete vytvořit přímo v knihovnách SharePointu pomocí Adobe Acrobat.

Kroky pro převod

Krok 1 – Plánování

Stanovte si strategii, jak budou dokumenty v knihovnách SharePointu konvertovány do PDF. Pamatujte, že spolupráce přináší i rizika – uživatelé mohou neúmyslně nebo bez oprávnění měnit obsah.

Krok 2 – Přepnutí zobrazení

V knihovně SharePointu změňte zobrazení z „Všechny dokumenty“ na „Průzkumníkové zobrazení“ (Explorer view).

Krok 3 – Výběr souboru

Pravým tlačítkem myši klikněte na název požadovaného souboru.

Krok 4 – Převod na PDF

V kontextové nabídce zvolte možnost Convert to Adobe PDF.

Krok 5 – Správa oprávnění ke zdrojovému souboru

Pomocí funkce Manage Permissions zajistěte, aby měli oprávnění jen potřební uživatelé přístup k původnímu souboru.

Krok 6 – Správa oprávnění k PDF

Stejným způsobem nastavte oprávnění i pro nově vytvořený PDF soubor. Není nutné vytvářet samostatné složky v SharePointu.

Členové týmu pak mohou PDF soubory používat například při revizích – číst, komentovat a vracet zpětnou vazbu, aniž by měli přístup k původnímu dokumentu.

Co budete potřebovat

• Microsoft Office 2007 (nebo novější)
• Adobe Acrobat