Jak archivovat soubory PDF

Formáty elektronických záznamů se mění tak rychle, že mnoho archivářů neradi spoléhají na proprietární software. I když formát PDF vytvořila společnost Adobe, specifikace pro čtení a úpravu PDF jsou veřejně dostupné, takže není nutné používat jen Adobe. Z tohoto důvodu se pro dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů doporučuje formát PDF/A.

Krok 1 – Rozdíl mezi PDF a PDF/A

Podle Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) je PDF/A podmnožinou PDF, která „zaručuje zachování vizuální podoby dokumentu v čase, nezávisle na nástrojích a systémech použité při jeho tvorbě, ukládání či zobrazování.“ PDF/A je tedy trvalý PDF soubor, který je plně samostatný a může být čten i po dlouhých letech.

Krok 2 – Otevření dokumentu

Otevřete PDF, které chcete archivovat, v programu Adobe Acrobat 8.0 nebo novějším, případně v jiném editoru podporujícím PDF/A. Kompletní seznam vhodných nástrojů najdete v sekci Resources 1.

Krok 3 – Kontrola obsahu

PDF určený k převodu na PDF/A musí být 100 % samostatný – nesmí potřebovat žádné externí soubory. Všechny písma, obrázky, grafiku a barvy musí být vloženy přímo do dokumentu. V Adobe Distilleru zvolte Settings → Edit PDF Settings a zapněte volby pro vložení fontů, obrázků a barev. Video a audio do PDF/A zařadit nelze.

Krok 4 – Přidání metadat

Pro snadné vyhledávání přidejte do dokumentu metadata (klíčová slova, verze PDF, název programu, který PDF vytvořil). V Adobe Acrobat klikněte na Advanced → Document Metadata a vyplňte požadované informace.

Krok 5 – Uložení do archivu

Uložte soubor na bezpečné úložiště – může to být externí server, pevný disk nebo archivní DVD. Zvolte médium, které ve vašem prostředí poskytuje nejvyšší úroveň zabezpečení a dlouhodobé spolehlivosti.

Varování

• PDF/A soubory bývají větší než běžné PDF, protože obsahují všechna vložená písma a grafiku.

Co budete potřebovat

• Počítač
• Internetové připojení
• PDF dokument
• Software pro úpravu PDF (např. Adobe Acrobat)