Jak archivovat soubory PDF

Vzhledem k tomu, že se formáty elektronických záznamů mění tak rychle a formáty souborů lze otevřít pouze určitými programy, existuje neochota spoléhat se na patentované softwarové programy pro archivaci elektronických dokumentů. Ačkoli formát PDF byl vynalezen společností Adobe, specifikace pro čtení a úpravy dokumentu PDF jsou k dispozici vývojářům třetích stran a uživatelé se nemusí spoléhat na Adobe, aby dokumenty otevřeli. Z tohoto důvodu se archiváři začali spoléhat na formát souborů PDF /A pro archivaci elektronických záznamů.

Krok 1
Rozumte rozdílu mezi běžným PDF a PDF /A. Podle Mezinárodní organizace pro normalizaci je PDF /A souborový formát založený na PDF, který "poskytuje mechanismus pro reprezentaci elektronických dokumentů způsobem, který zachovává jejich vizuální vzhled v čase, nezávislý na nástrojích a systémech používaných pro vytváření, ukládání nebo vykreslování souborů. " Soubor PDF /A je trvalé PDF, které je naformátováno tak, aby mohlo být načteno ve stejném formátu po dlouhou dobu.

Krok 2
Otevřete dokument PDF, který chcete archivovat Adobe Acrobat 8.0 nebo vyšší nebo zdrojový editor třetích stran. Úplný seznam softwaru pro vytváření PDF naleznete v tématu Zdroje 1.

Krok 3
Zkontrolujte, jaké prvky jsou ve formátu PDF. Aby byl PDF kompatibilní s formátem PDF /A, musí být 100% obsažen, což znamená, že pro prohlížení dokumentu nejsou nutné žádné vnější prvky. Písma, obrázky, grafika a barva musí být vloženy do dokumentu. V aplikaci Adobe Distiller klepněte na tlačítko Nastavení v horní části panelu nabídek a vyberte příkaz Upravit nastavení PDF. Zde budete mít možnost vkládat obrázky a barvy písma. Video a zvukové prvky nelze do PDF /A zahrnout.

Krok 4
Do dokumentu vložte metadata, aby bylo možné je prohledávat. Metadata PDF zahrnují klíčová slova, verzi použitého PDF a název programu, který dokument PDF vytvořil. Chcete-li v aplikaci Adobe Acrobat zadat metadata, klepněte na tlačítko Upřesnit na horním panelu nástrojů. V rozevírací nabídce klepněte na položku Metadata dokumentu.
Uložte dokument do archivu. Archiv může být zabezpečený externí server, pevný disk nebo zlaté DVD. Média, která se rozhodnete pro uložení archivního PDF, budou záviset na tom, co je ve vaší kanceláři nebo domácnosti nejbezpečnější.

Varování