Jak archivovat soubory společnosti v QuickBooks

Pokud má soubor společnosti v QuickBooks během let mnoho transakcí, velikost souboru roste a program může výrazně zpomalit. Nejlepším řešením je archivovat starší roky. Ve starších verzích se tomuto procesu říkalo „archivace“, v novějších verzích „vyčištění dat společnosti“. Vyčištění zkrátí soubor tím, že odstraní podrobnosti uzavřených transakcí a ponechá jen souhrnné částky.

Vytvoření a uložení zálohy

Krok 1

Vložte flash disk nebo CD‑ROM do počítače.

Krok 2

V horním menu zvolte Soubor → Uložit kopii nebo zálohu. Vyberte umístění (flash disk nebo CD‑ROM). Do pole Název souboru zadejte např. Archivováno.qbw a potvrďte. Záloha bude uložena na vybrané médium.

Archivace souboru

Krok 1

V menu Soubor → Utility → Vyčistit data společnosti.

Krok 2

Vyberte možnost Odstranit transakce ke konkrétnímu datu. Zadejte uzavírací datum – všechny transakce před tímto datem budou zkráceny na součty.

Krok 3

Pokračujte kliknutím na Další. Zvolte další kritéria, např. odstranit nevyúčtované bankovní a kreditní transakce, transakce určené k tisku, neodeslané faktury a odhady nebo položky s nevyúčtovanými náklady. Potvrďte kliknutím na Další.

Krok 4

V následujícím okně můžete smazat položky, které už neobsahují žádné transakce (účty, zákazníky, dodavatele, položky faktur, poznámky „To‑Do“ atd.). Poté klikněte na Spustit vyčištění. Uložte vyčištěný soubor na plochu nebo externí disk a pokračujte v práci v QuickBooks.

Tip

• Účtovníci obvykle archivují data po skončení fiskálního roku. Pokud máte mnoho neuzavřených transakcí, zvažte archivaci od dvou let zpět.

Upozornění

• Záložní soubor uchovávejte na bezpečném místě, abyste v případě potřeby mohli znovu zobrazit podrobnosti uzavřené transakce.