Jak archivovat QuickBooks Společnost Files

Pokud soubor společnosti QuickBooks má mnoho transakcí po dlouhou dobu, zvyšuje se prostor zabraný softwarem QuickBooks. To může způsobit extrémní zpomalení operačního procesu QuickBooks. Řešením je archivace předchozích let vašich firemních souborů. Ve starších verzích QuickBooks se tento proces nazýval "archivace"; v novějších verzích se nazývá „vyčištění firemních dat“. Tento proces kondenzuje soubory společnosti z předchozího roku odstraněním podrobností o každé uzavřené transakci a ponechá pouze součty.

Vytvoření a uložení zálohy

Krok 1
Vložení blesku disk nebo CD-ROM do počítače.

Krok 2
Klikněte na tlačítko "Soubor" v horní liště nabídek, poté vyberte "Uložit kopii nebo zálohování". Budete dotázáni, kam chcete tuto zálohu uložit; Vyberte disk Flash nebo disk CD-ROM.
Klikněte na pole "Název souboru" a zadejte "Archivováno" před příponou. Klepněte na tlačítko "OK" a soubor bude zálohován na jednotku flash nebo na disk CD-ROM.

Archivovat soubor

Krok 1
Klikněte na "Soubor" na horním panelu nabídek a vyberte volbu "Nástroje". Když se otevře další okno, klikněte na "Vyčistit data společnosti."

Krok 2
Vyberte "Odebrat transakce ke konkrétnímu datu". Datum, které si vyberete, bude datem uzávěrky; všechny transakce před tímto datem budou zkráceny a podrobnosti o těchto transakcích budou odstraněny.

Krok 3
Kliknutím na tlačítko "Další" otevřete další okno, ve kterém vyberete další kritéria pro odstranění transakcí. Existují čtyři možnosti: odstranit transakce s nevyúčtovanými bankami a kreditními kartami; odstranit transakce označené k tisku; odstranit faktury a odhady, které mají být odeslány; odstranit transakce obsahující nevyfakturované nebo nenahrazené náklady. Klepněte na tlačítko Další.

Krok 4
Vyberte, zda chcete v následujícím okně odstranit položky, které nemají žádné transakce. Tyto položky zahrnují účty, zákazníky, dodavatele, další názvy, položky faktur a poznámky "To Do".
Klikněte na "Begin Cleanup". Uložte vyčištěný soubor na plochu nebo externí pevný disk, aby fungoval v QuickBooks.

Tip
Účetní obvykle archivovat data QuickBooks po skončení fiskálního roku. Pokud máte několik transakcí, které nebyly uzavřeny, můžete zvážit archivaci transakcí počínaje dva roky před.

Varování