Jak správně dokumentovat telefonní konverzaci

Proč a kdy dokumentovat telefonní hovor

Zaznamenání telefonního rozhovoru může posloužit jako důkaz při obchodních jednáních, trestních řízeních nebo jako materiál pro školení zákaznické podpory.

Právní rámec

Podle americké legislativy (Reporters' Committee for Freedom of the Press) můžete nahrávat rozhovor, jehož jste součástí, i bez souhlasu protistrany – výjimkou jsou státy, kde je vyžadován souhlas všech zúčastněných. Jedná se o Kalifornii, Connecticut, Floridu, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montanu, Nevadě, New Hampshire, Pensylvánii a Washington.

Jak na to – krok za krokem

Krok 1 – Poznamenejte si klíčové body

Počas hovoru si dělejte poznámky – buď na papír, nebo v počítači. Zaznamenejte datum, čas a jméno protistrany. Takto vzniklé zápisy mohou být v soudním řízení použitelné.

Krok 2 – Použijte telefonní nahrávač

Telefonní nahrávač je malé zařízení, které se připojí k telefonu a automaticky zachytí zvuk, když je linka aktivní. Ceny se pohybují od 20 USD až po několik set dolarů, podle funkcí. Najdete je v elektronických obchodech, specializovaných prodejnách a online.

Krok 3 – Využijte aplikaci v chytrém telefonu

Mnoho moderních smartphonů a VoIP služeb má vestavěnou funkci nahrávání hovorů. Stačí ji před zahájením záznamu zapnout.

Krok 4 – Digitální rekordér nebo mikrofon

Digitální hlasový rekordér nebo mikrofon připojený k počítači snadno zachytí hovor z reproduktorové sluchátka. Rekordéry jsou cenově dostupné a lze je pořídit v běžných elektroobchodech. Mikrofon může stát jen pár dolarů a také stačí k nahrání hovoru.

Co budete potřebovat

• Telefonní nahrávač
• Digitální hlasový rekordér
• Mikrofon
• Pero a papír (nebo poznámkový blok v počítači)

Závěr

Vyberte si metodu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám a právnímu prostředí, ve kterém působíte. Vždy se ujistěte, že dodržujete místní zákony o souhlasu všech stran.