Microsoft Excel pro neziskové organizace

Úvod

Microsoft Excel je výkonný tabulkový program, který může neziskovým organizacím pomoci sledovat financování, dary, kontakty a další data. Microsoft vydal bezplatnou PDF publikaci, která popisuje, jak může informační technologie podpořit neziskový sektor a obsahuje odkazy na plánování technologií. Tato publikace vám pomůže zjistit, jak nejlépe využít Excel a další software ve vaší organizaci.

Získání softwaru

Microsoft poskytuje bezplatný software, včetně Excelu, oprávněným neziskovým organizacím. Kvalifikace zahrnuje oficiální status neziskovky v zemi sídla a zaměření na zlepšování lidského blahobytu, vzdělání, životního prostředí nebo ochranu kultury. Vládní instituce, jednotlivci, sportovní svazy, bratrské organizace a většina zdravotnických či náboženských charit nejsou způsobilé. Elegibilitu zjistíte a žádost podáte na webu TechSoup Global (viz zdroje) – klikněte na „Find product donations“. Pokud nedostanete Excel přímo od Microsoftu, požádejte své podporovatele, aby vám software darovali místo finančního příspěvku; někteří z nich mohou mít nárok na slevy, které organizace sama nezíská.

Školení

Neziskovky často spoléhají na dobrovolníky, takže pokud ve vašem týmu chybí odborník na Excel, je nutné zajistit školení. Microsoft nabízí zdarma video‑kurzy a tutoriály pro aktuální verze Excelu, které můžete studovat vlastním tempem. Najdete je v sekci „Support“ na webu Microsoft Office pod položkou „Excel“. K prosinci 2010 jsou podporovány verze Excel 2010, 2007 a 2003. Pro osobnější výuku můžete využít kurzy na komunitních kolejích nebo v knihovnách – často jsou levné a přizpůsobené rozpočtu neziskovek. Nebo požádejte dobrovolníka, který je v Excelu zkušený, aby poskytl denní školení zdarma.

Šablony

Usnadněte si práci s Excelem pomocí šablon určených pro neziskový sektor. Na webu Microsoft Office najdete profesionální i uživatelské šablony. V sekci „Nonprofit“ jsou k dispozici šablony pro potvrzení darů, aukční nabídky, losovací lístky a kalendáře, které lze snadno přizpůsobit. Další užitečné šablony najdete v kategoriích „Small business“ (výdaje, štítky) a „Accounting and finance“ (bankovní výpisy, rozpočty, finanční kalkulačky). Některé šablony jsou dostupné i pro Word, proto si před stažením ověřte, že máte příslušný program.

Tipy pro začátečníky

Postupujte pomalu při přechodu na Excel a zajistěte, aby více lidí v organizaci ovládalo základní funkce. V neziskovém prostředí je vysoká fluktuace dobrovolníků, proto je důležité mít více kompetentních uživatelů. Pokud používáte Excel 2010 nebo 2007, ukládejte soubory v „Compatibility mode“, aby je mohli otevřít uživatelé starších verzí – volba se nachází v dialogu „Uložit jako“.