Jak odeslat memo v aplikaci Outlook

Odeslání e‑mailu v Outlooku ve formátu memorandum poskytuje příjemci vizuální upozornění, že zpráva je oficiální komunikací. Outlook nemá vestavěnou šablonu memo, ale můžete upravit nastavení formátování tak, aby zpráva odpovídala běžně používanému stylu. Po nastavení můžete uložit nastavení jako šablonu a používat jej pro další memoranda.

Krok 1

V Outlooku klikněte na „Nový e‑mail“ a otevře se okno nové zprávy.

Krok 2

Přepněte na kartu „Formátovat text“ a klikněte do těla zprávy, aby se aktivovaly možnosti pásu karet.

Krok 3

V sekci „Odstavec“ klikněte na malou šipku. Otevře se dialog, kde můžete upravit formát odstavců podle standardního podnikatelského memoranda.

Krok 4

V nastavení „Zarovnání“ vyberte „Vlevo“ (levé zarovnání).

Krok 5

V oddílu „Odsazení“ nastavte „Speciální“ na „Žádné“, aby se odstranilo odsazení prvního řádku odstavce.

Krok 6

Upravte „Řádkování“ na „Jednoduché“.

Krok 7

V oddílu „Mezery“ nastavte „Po“ alespoň na 8 bodů – Outlook tak vloží prázdný řádek mezi odstavce.

Krok 8

Potvrďte kliknutím na „OK“.

Krok 9

Vyberte čitelný font, např. Times New Roman nebo Arial. Pro staromódní vzhled můžete použít Courier New.

Krok 10

Uložte zprávu jako šablonu pro budoucí použití: klikněte na „Soubor“ → „Uložit jako“, změňte typ souboru na „Šablona Outlook (*.oft)“, pojmenujte šablonu např. „Memo“ a klikněte na „Uložit“.

Krok 11

Do pole „Komu“ zadejte e‑mailové adresy příjemců a do pole „Předmět“ napište téma memoranda.

Krok 12

Do těla zprávy vložte text memoranda. Při změně tématu nebo nové sekci přidejte krátké nadpisy a ponechte prázdný řádek před a za nimi.

Volitelně můžete na začátek zprávy vložit hlavičku s informacemi: první čtyři řádky začínají „TO:“, „FROM:“, "DATE:" a "SUBJECT:", každá oddělena prázdným řádkem. Tento krok není povinný, protože e‑mailová hlavička již odpovídá formátu memo.

Tip

• Vytvořte si zástupce šablony, abyste ji mohli rychle otevřít při dalším odesílání memoranda.

Upozornění

• Informace v tomto článku se vztahují na Microsoft Outlook 2013 a 2010. U jiných verzí se mohou mírně nebo výrazně lišit.