Jak automaticky naplnit dokument ve Wordu pomocí hromadné korespondence

Automatické naplnění dokumentu ve Wordu

Word umožňuje automaticky vyplnit dokument tak, že nahradí pole ve vašem souboru daty z jiného dokumentu nebo programu (Excel, Access, Word). Ideální pro dopis, štítek nebo obálku, kde potřebujete vložit konkrétní údaje.

Postup nastavení hromadné korespondence

1. Otevřete soubor (dopis, štítek, obálka) v Microsoft Word.
2. Zvolte Nástroje → Dopisy a hromadná korespondence → Hromadná korespondence. V postranním panelu vyberte typ dokumentu, který chcete naplnit, a klikněte na Další.
3. Vyberte Použít aktuální dokument a opět klikněte na Další.
4. Zvolte Použít existující seznam. Klikněte na Procházet a vyberte soubor Word, Access nebo Excel, ze kterého budou data načtena.
5. V okně Adresáti hromadné korespondence vyberte požadované příjemce, potvrďte OK a pokračujte kliknutím na Další.
6. Umístěte kurzor na první řádek textu, který má být nahrazen, a klikněte na Další položky. V dialogu Vložit pole hromadné korespondence dvojklikněte na odpovídající pole – text se nahradí.
7. Opakujte předchozí krok pro všechny další řádky, které chcete propojit s daty.
8. Pomocí šipek Ukázat předchozí / Ukázat další zkontrolujte, jak budou sloučené dokumenty vypadat.
9. Po dokončení klikněte na Další: Dokončit sloučení a zvolte Upravit jednotlivé dopisy. V dialogu Sloučit do nového dokumentu potvrďte OK. Word vytvoří nový soubor, kde jsou všechna pole automaticky vyplněna.