Jak se připojit ke konferenčnímu hovoru

Občas budete požádáni, abyste se zúčastnili konferenčního hovoru. Postupujte podle následujících kroků, aby konverzace proběhla hladce.

Příprava před hovorem

1. Zjistěte časové pásmo. Ověřte, že vaše lokální časové pásmo odpovídá časovému pásmu hovoru. Pokud si nejste jisti, použijte např. dateandtime.com.

2. Prostudujte materiály. Předem si projděte podklady, abyste se vyhnuli otázkám, na které už je odpověď. Facilitátor předpokládá, že téma znáte.

3. Sepište si otázky. Vytvořte seznam otázek a očíslujte jej – pomůže vám to udržet přehled a zkrátit dobu hovoru.

4. Připravte si nástroje pro poznámky. Mějte po ruce pero a papír, diktafon nebo počítač, abyste mohli během hovoru zaznamenávat důležité informace.

Během hovoru

• Poslouchejte otázky ostatních účastníků – můžete se dozvědět nové informace nebo získat odpověď na vlastní dotaz.

• V určený čas vytočte číslo konference, zadejte heslo a čekejte, až facilitátor zahájí hovor.

• Protišuměte si linku stisknutím 6 na telefonu. Tím ztlumíte mikrofon a budete poslouchat bez rušivých zvuků. Stisknutím 6 znovu můžete mluvit.

Tipy

• Pečlivě si prostudujte materiály před konferencí.

Varování

• Ujistěte se, že v pozadí není žádný hluk, který by mohl narušit hovor.
• Neodchylujte se od tématu a držte se hlavní agendy.