Jak oslovit neznámou osobu v e‑mailu

V minulosti mnoho obchodních kontaktů začínalo podáním ruky, dnes to už tak není. V 21. století pravděpodobně už jste „potkali“ řadu obchodních i soukromých kontaktů, aniž byste je viděli tváří v tvář. Většina těchto interakcí začíná e‑mailem. Pokud musíte napsat e‑mail osobě, kterou neznáte, dodržte několik základních pravidel, aby byl Váš dopis profesionální a nevyvolal nepříjemnosti.

Krok 1 – Předmět zprávy

Uveďte stručný a výstižný předmět, který jasně vysvětluje, proč píšete. Protože příjemce Vás nezná, je důležité, aby hned na první pohled pochopil, o co jde. Pokud existuje společná vazba (např. společný známý nebo událost), můžete ji v předmětu zmínit, aby byl e‑mail méně podezřelý.

Krok 2 – Oslovení

Použijte „pan“ nebo „paní“ a příjmení příjemce (např. „Pan Novák“). U žen je vhodnější titul „paní“, který nevyžaduje informaci o rodinném stavu; pokud si nejste jisti pohlavím, raději použijte celé jméno bez titulu. Můžete začít i formálně „Vážený pane Nováku," nebo zkráceně "Pan Novák:". V případě „Vážený" se používá čárka, bez něj dvojtečka.

Úvodní věta

V první řádce stručně uveďte, proč píšete, a případně jaký máte vztah k adresátovi. Mnoho lidí čte jen první řádek (např. v mobilním náhledu) a pokud je jasný, zvýšíte šanci na odpověď.

Tip

• Buďte zdvořilí, ale formální, a pište stručně. Jakmile si vybudujete vztah, můžete přidat osobnější tón nebo emotikony, ale na začátku zůstaňte profesionální.