Jak správně oslovit tři příjemce v e‑mailu

Při psaní e‑mailu úvodní pozdrav často určuje tón celé zprávy, podobně jako u dopisu. Oslovení jednoho či dvou příjemců je obvykle jednoduché, ale když posíláte stejnou zprávu třem a více lidem, může nastat zmatek a snadno můžete někoho neúmyslně urazit. Proto pečlivě zvolte pozdrav, aby byl váš e‑mail přijat správně.

Udržujte rovnováhu

Nejprve zjistěte, co o třech adresátech víte. Pokud máte o nich stejnou úroveň informací, můžete použít jednoduchý pozdrav typu „Vážený pane Jim, pane John a paní Jane“ nebo „Vážený pane Smith, pane Doe a paní Brown“, podle požadované formálnosti. Když však o některém z nich něco nevíte (např. pohlaví), je bezpečnější uvést celé jméno všech: „Vážený pane Jim Smith, paní Jane Brown a paní Alex Jones.“

Různá míra formálnosti

Úroveň formálnosti pozdravu často ovlivňuje celý e‑mail. Pokud tři adresáti vyžadují odlišný způsob oslovení, zvažte zaslání dvou nebo tří samostatných zpráv. Pokud však musíte poslat jediný e‑mail, každého oslovte odpovídajícím způsobem, např. „Vážený pane profesore Keating, Neil a Todd.“

Rozlišujte obsah

Zamyslete se, zda všichni tři příjemci potřebují být součástí jedné konverzace. Pozvánku na večírek můžete poslat všem najednou, ale pokud tři přátelé pomáhají s organizací, je vhodnější zaslat každému jen relevantní část. Pokud musíte použít jediný e‑mail, v pozdravu uveďte všechny a v těle zprávy jasně označte, které odstavce jsou určeny komu.

CC a BCC

Při volbě pole „To:“ nebo „Cc:“ zahrňte všechny adresáty do pozdravu, ledaže by zpráva byla primárně určena jen jednomu a ostatní jen informováni. V takovém případě oslovte hlavního příjemce a v úvodu vysvětlete, proč jsou ostatní v kopii. Pokud je někdo přidán přes „Bcc:“, nezahrnujte ho do pozdravu, aby nedošlo k nepříjemnostem.