Jak používat Excel při auditu

Excel poskytuje auditorům širokou škálu užitečných funkcí. Možnost vložit data do tabulky a provádět různé testy a analýzy činí z Excelu silný nástroj pro audit. Je snadno ovladatelný a dostupný téměř všem auditorům. Mezi typy analytických testů, které lze v Excelu provést, patří Benfordův zákon, horizontální a vertikální analýzy, poměrová analýza, regresní analýza, statistika, stratifikace a výpočet stárnutí. Excel také umožňuje řadu operací s daty, jako je slučování a doplňování, kontingenční tabulky, detekce duplicit a mezer, filtrování, spojování, výběr vzorků, řazení, souhrny a mezisoučty.

Krok 1 – Získání dat

Nejprve si zajistěte data od auditovaného subjektu. To může znamenat přímý přístup k účetnímu systému nebo stažení souborů pro testování. Každý audit zahrnuje testování účetních transakcí. I když Excel podporuje maximálně 1 048 576 řádků (novější verze), často stačí data shrnout na „velikost tabulky“, což umožní provádět analýzy v Excelu. Typickým příkladem je poměrová analýza finančních výkazů.

Krok 2 – Vytvoření statistického vzorku

Ze získaných dat vytvořte statistické vzorky. Vzorkování umožňuje testovat skupiny dat, které reprezentují celou populaci. Například můžete vybrat vzorek zaplacených faktur a testovat jej jako reprezentaci všech zaplacených faktur. Pokud se ve vzorku objeví problémy, může to signalizovat problémy v celé populaci a testování můžete rozšířit.

Krok 3 – Export vzorku do Excelu

Exportujte vybraný vzorek do Excelu. V Excelu můžete spustit řadu testů a vytvořit šablony, které lze použít i v dalších podobných auditech. Jakmile jsou šablony připravené, lze je snadno opakovaně použít s novými daty, aniž byste museli znovu vytvářet celý proces.

Krok 4 – Provádění testů

Na vzorku proveďte testy. Existují dva hlavní typy testů: analytické a detailní (transakční). Analytické testy hodnotí vztahy mezi různými komponentami finančních i nefinančních dat, např. poměrovou analýzu. Detailní testy se zaměřují na konkrétní transakce. Výsledky lze zaznamenat přímo v Excelových listech vedle příslušných dat.

Na závěr z testů vyvoďte závěry a použijte Excelové soubory jako dokumentaci. Kde jsou identifikovány problémy nebo nálezy, odkažte na konkrétní řádky v Excelu a přiložte detailní podklady. Excel lze také použít jako hlavní listy (lead sheets) pro uspořádání pracovních papírů a připojení podpůrných detailů.