Nastavení automatické odpovědi v Outlooku 2007

Microsoft Office 2007 umožňuje odesílat automatické odpovědi na příchozí e‑maily. I když Exchange Server má vestavěného asistenta „Out of Office“, lze stejnou funkci vytvořit v Outlooku pomocí pravidel a šablony zprávy. Při každém přijetí e‑mailu Outlook odešle odesílateli nastavenou odpověď; pokud pošle více zpráv, odpoví se jen jednou, aby nedocházelo k duplicitám.

Vytvoření šablony automatické odpovědi

1. Otevřete Microsoft Office 2007, zvolte nabídku Soubor → Nový → E‑mailová zpráva.

2. Na kartě Možnosti v skupině Formát vyberte Prostý text.

3. Do těla zprávy napište text, který má být odesílán jako automatická odpověď.

4. Klikněte na tlačítko Microsoft Office (v levém horním rohu) a zvolte Uložit jako.

5. V rozbalovacím seznamu Uložit jako typ vyberte Šablona Outlooku (*.oft).

6. Zadejte název souboru a klikněte na Uložit.

Vytvoření pravidla pro automatickou odpověď

1. V Outlooku otevřete Nástroje → Pravidla a upozornění a klikněte na Nové pravidlo.

2. Vyberte Kontrolovat zprávy při jejich přijetí pod Začít od prázdného pravidla a stiskněte Další.

3. Zaškrtněte Adresováno pouze mně (a další podmínky podle potřeby) a klikněte na Další. Potvrďte volbu Aplikovat na každou přijatou zprávu.

4. V sekci Co chcete se zprávou provést? zaškrtněte Odpovědět pomocí konkrétní šablony.

5. V popisu pravidla klikněte na odkaz konkrétní šablona, v dialogu vyberte Uživatelské šablony v souborovém systému a otevřete dříve uloženou .oft šablonu.

6. Klikněte na Další, nastavte případné výjimky a opět Další.

7. Zadejte název pravidla a stiskněte Dokončit. Pravidlo je aktivní a připravené k použití.

Tipy

• Na stránkách Microsoft Office Online najdete zdarma šablony pro automatické odpovědi.
• Pro odesílání automatických odpovědí musí být počítač zapnutý a Outlook 2007 otevřený.
• Pravidlo vypnete v menu Nástroje → Pravidla a upozornění – odškrtněte příslušné pravidlo.