Jak správně používat kopii (CC) v e‑mailu?

Posílání kopie (CC) v e‑mailu znamená, že vedle hlavního příjemce v poli „Komu:“ obdrží kopii zprávy i další osoba. Správná etiketa je důležitá, protože nesprávné CC může zaplavit nadřízené zbytečnými e‑maily, porušit soukromí kolegů, vyvolat nejasnosti v odpovědnosti a zbytečně zdvojit úsilí.

Vyhněte se kopírování šéfa kolegy

Možná vás láká poslat kritický e‑mail šéfovi kolegy, aby řešil nepříjemnou situaci. Takový krok však může mít pozdější negativní důsledky – někdo může stejně takto kopírovat i vás. Lepší je řešit problém soukromě, nejlépe osobně, nebo v přímém e‑mailu jen mezi vámi a dotyčným. Pokud je nutné informovat vedení, udělejte to osobně nebo telefonicky, ne e‑mailem, kde snadno může následovat další CC.

Dvojitě zkontrolujte vlákna odpovědí

CC by mělo být použito jen v nových konverzacích nebo jako pouhá informativní zpráva (FYI), která nevyžaduje odpověď. Nejrychlejší způsob, jak někoho zahanbit nebo poslat informaci nesprávné osobě, je přidat CC do dlouhého vlákna, kde se už probíhala výměna mezi vámi a hlavním příjemcem. Pokud je CC opravdu nezbytné, odstraňte předchozí zprávy, které obsahují citlivé informace určené jen vám a hlavnímu příjemci. Vyhněte se také CC u jednoduchých poděkování či podobných zpráv, které nic podstatného neobsahují.

Požádejte o svolení

Zjistěte předem, zda je v pořádku kopírovat kolegy či jejich nadřízené při citlivých tématech, například při hodnocení výkonu. Vedení často přijímá obrovské množství e‑mailů, proto ocení, když respektujete jejich preference. Informace o politice CC můžete získat i u oddělení lidských zdrojů.

Udržujte komunikaci profesionální

Každý e‑mail, kde je CC zasláno nadřízenému, by měl být co nejvíce profesionální a neutrální. Vyhněte se osobním, pasivně‑agresivním či kontroverzním tématům. Nejbezpečnější je úplně se vyhnout CC na management a raději komunikovat přímo – e‑mailem jen jedné osobě nebo osobně. Tak předejdete záměně odpovědností a zbytečnému duplicitnímu úsilí.