Verbální vs. E‑mailová komunikace v kanceláři

Digitální věk nám nabízí nespočet způsobů, jak spolu komunikovat – od SMS, přes Skype až po řadu dalších nástrojů. Jak verbální, tak písemná komunikace mají v dnešním podnikání své místo a efektivní kancelář podporuje slušnost ve všech formách výměny informací. Používání jen jedné z nich omezuje schopnost zaměstnance komunikovat s klienty, zákazníky i kolegy. E‑mail poskytuje přesný záznam, ale žádný emotikon nenahradí úsměv tváří v tvář.

Záznamy

E‑maily jsou často citovány v politických skandálech, protože ukazují nejen co bylo řečeno, ale i kdy. Když potřebujete trvalý záznam komunikace, e‑mail vám poskytuje digitální stopu. Lidská paměť se časem mění, důležité detaily z ústní konverzace se mohou vytrácet a digitální kopie usnadňuje doložení vašeho stanoviska. I když někdo smaže vaši zprávu nebo tvrdí, že ji neobdržel, v „Odeslané“ složce máte důkaz. E‑mail také umožňuje sledovat historii projektu a identifikovat nejcennější členy týmu.

Porozumění

Komunikace mezi kolegy zahrnuje víc než jen slova. Čteme výraz tváře, řeč těla a tón hlasu. Osobní setkání nám poskytuje tyto neverbální signály, které prohlubují pochopení záměru druhého. I dobře napsaný e‑mail může být špatně pochopen a vyvolat urážku, zejména pokud obsahuje sarkasmus nebo humor. Někdy je rychlejší projít se po chodbě nebo zavolat a podrobně prodiskutovat problém, než psát dlouhý e‑mail.

Emoce

Pro některé situace je těžké mluvit přímo a raději volí e‑mail, aby se vyhnuli nervozitě. Dává čas promyslet, co říct, a umožňuje formulovat promyšlenou otázku či komentář. Na druhou stranu se může stát, že lidé v e‑mailu používají ostřejší, dokonce urážlivý tón, který by v osobní konverzaci nepoužili. Když jsou emoce vysoké, slova napsaná na obrazovce často odhalí skryté napětí.

Socializace a mezilidské dovednosti

Psání e‑mailů může odklonit nepříjemné rozhovory, ale nepomáhá rozvíjet schopnost řešit problémy tváří v tvář. Osobní konverzace může být zpočátku nepříjemná, ale zkušenost tuto nepohodlnost snižuje. Rozhovory zvyšují povědomí o vlastní neverbální komunikaci, posilují vztahy v kanceláři a projevují respekt – ať už jde o pochvalu za dobře odvedenou práci nebo varování před nevhodným chováním.