Jak vytvořit hlavní dokument hromadné korespondence v Microsoft Wordu

Pomocí funkce Hromadná korespondence v Microsoft Wordu (verze 97/2000 pro Windows a 98 pro Mac) můžete snadno sloučit adresy ze souboru Datový zdroj s hlavním dokumentem (formulářovým dopisem). Jedná se o úspornou a praktickou funkci.

Krok 1

Uzavřete všechny otevřené dokumenty Wordu a vytvořte nový prázdný soubor.

Krok 2

V hlavní nabídce zvolte Nástroje → Hromadná korespondence.

Krok 3

Vyberte Vytvořit → Formulářové dopisy a klikněte na tlačítko Aktivní okno.

Krok 4

Stiskněte tlačítko Upravit a otevřete právě vytvořený dokument.

Krok 5

V nabídce Vložit → Datum a čas zvolte formát „měsíc, den, rok“ a potvrďte OK.

Krok 6

Stiskněte Enter čtyřikrát a začněte psát text dopisu. První řádek obsahuje pouze oslovení s dvojtečkou, např. Vážený/á:. Nepište jméno ani adresu příjemce.

Krok 7

V místech, kde bude následně vloženo jméno nebo jiné osobní údaje, nechte prázdné místo.

Krok 8

Po dokončení textu umístěte kurzor na místo, kde chcete vložit první sloučené pole (např. jméno po „Vážený/á:“) a klikněte na Vložit sloučené pole na panelu nástrojů Hromadná korespondence. Opakujte pro všechna potřebná pole.

Krok 9

Uložte dokument pod názvem Merge Main Letter (Hlavní dopis).

Pro nastavení datového zdroje, kde zadáte jména a adresy, si přečtěte návod „Jak nastavit datový zdroj pro hromadnou korespondenci v Microsoft Wordu“.

Tip

• Hromadná korespondence funguje pouze, když máte jak hlavní dokument (formulářový dopis), tak datový zdroj s adresami.

Co budete potřebovat

• Microsoft Word