Jak propojit ADP s QuickBooks

Úvod

Intuit, výrobce účetního softwaru QuickBooks, nabízí výbornou mzdovou službu. Přesto některé firmy raději používají externího poskytovatele mezd, například ADP. To znamená, že je nutné zadat mzdová data dvakrát – jednou do ADP a podruhé do QuickBooks. Některé služby slibují přímý import, ale ten může způsobit problémy, proto je často bezpečnější ruční zadání.

Kroky pro ruční zadání mezd

Krok 1

Otevřete QuickBooks, klikněte na Help v horním menu a zvolte Search.

Krok 2

Do vyhledávacího pole zadejte „Enter payroll manually“ a potvrďte OK. Mezi výsledky vyberte „Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll)“. V textu najděte větu „Set your company file to use the manual payroll calculations setting“ a klikněte na ni.

Krok 3

Získejte výkaz mezd od ADP za dané období. Ujistěte se, že obsahuje podrobnosti o srážkách (federální daně, pojištění atd.). Pokud ADP poskytuje jen souhrny, požádejte o podrobný výpis.

Krok 4

Do QuickBooks zadejte souhrn hrubé a čisté mzdy každého zaměstnance. Po aktivaci ručního zadání se v hlavním menu objeví ikona Pay Employees. Klikněte na ni, vyberte zaměstnance a otevřete Paycheck Detail, kde zadáte údaje z ADP.

Krok 5

Do příslušných oken přepište údaje z ADP: výdělky, hodinové sazby a odpracované hodiny. Do sloupce Company Summary zadejte příspěvky firmy na Social Security, Medicare a federální pojištění. Do Employee Summary vložte srážky zaměstnance (federální daň, Social Security, Medicare).

Krok 6

Zapište další položky, např. zdravotní pojištění, životní pojištění nebo exekuce, do sloupce Other Payroll Items. Použijte průvodce mzdovými položkami, aby se účty v QuickBooks nastavily správně.

Pokud používáte kalkulaci nákladů na zakázku, přiřaďte mzdu konkrétnímu zákazníkovi nebo projektu ve sloupci Customer/Job v části Výdělky.

Tip

• Vzhledem k časové náročnosti ručního přepisování dat zvažte přechod na mzdovou službu Intuit, která eliminuje riziko překlepů a duplicitního zadávání.

Upozornění

• U některých třetích stran existuje možnost přímého stažení mezd do QuickBooks, ale často se účetní struktura ADP (např. souhrnné platby daní) neshoduje s nastavením v QuickBooks, což může vést k nesprávnému sledování daní jednotlivých zaměstnanců.