Jak přidat poddotazy do reportu v MS Access

Poddotazy (subqueries) jsou v jazyce SQL vnořené dotazy, které lze použít uvnitř jiných SQL příkazů. Umožňují získat data z jedné nebo více tabulek a následně je použít v hlavním dotazu, například pro tvorbu reportu. Následující příklad ukazuje, jak vypsat produkty, které nedosáhly týdenního prodejního kvótu:

SELECT [Product], [SalesQuota]
FROM [ProductsTable]
WHERE [SalesQuota] < ALL (
    SELECT [Sales]
    FROM [SalesAssociates]
    WHERE [SalesAssociates].[Product] = [ProductsTable].[Product]
);

Microsoft Access nabízí dva základní způsoby, jak do reportu zahrnout poddotaz – pomocí subreportu nebo pomocí Průvodce tvorbou reportu. Níže najdete podrobný návod krok po kroku.

Krok 1 – Otevření databáze

Otevřete databázi Access, která obsahuje alespoň jeden poddotaz a tabulku, ze které chcete čerpat data.

Krok 2 – Vytvoření reportu z poddotazu

V levém podokně Všechny tabulky klikněte na požadovaný poddotaz a poté na ikonu Report na pásu karet. Access automaticky vytvoří nový report, jehož hlavním zdrojem jsou data poddotazu.

Krok 3 – Přidání další tabulky do reportu

Táhněte ikonu libovolné tabulky z podokna Všechny tabulky na plochu reportu. Report nyní kombinuje data poddotazu i další tabulky. Pro náhled klikněte pravým tlačítkem na kartu reportu a zvolte Report View.

Krok 4 – Vytvoření reportu pomocí Průvodce

Vyberte tabulku, na jejímž základě chcete nový report vytvořit, a klikněte na ikonu Průvodce reportem v nabídce Vytvořit.

Krok 5 – Výběr polí

V první obrazovce Průvodce zaškrtněte pole, která chcete v hlavním reportu zobrazit, a klikněte na Další.

Krok 6 – Rozčlenění reportu

Zvolte pole, podle kterého chcete data seskupit (např. podle GPA u studentů) a pokračujte kliknutím na Další.

Krok 7 – Řazení a rozvržení

Na obrazovce pro řazení vyberte pole, podle kterého se data budou řadit, a přejděte na rozvržení. Zvolte styl (např. Apex, Northwind) a klikněte na Další.

Krok 8 – Úprava návrhu

V posledním kroku zaškrtněte Upravit návrh reportu a klikněte na Dokončit. Vytvořený report bude připraven k doplnění poddotazu.

Krok 9 – Aktivace Průvodců ovládacích prvků

V nabídce Návrh zapněte ikonu Použít průvodce ovládacími prvky, pokud ještě není aktivní.

Krok 10 – Vložení subreportu

V panelu Ovládací prvky klikněte na ikonu Subformulář/Subreport a umístěte jej do požadované sekce reportu (např. Hlavička reportu, Detail). Otevře se Průvodce subreportem.

Krok 11 – Výběr poddotazu

Zvolte Použít existující tabulky a dotazy, vyberte požadovaný poddotaz ze seznamu a označte pole, která chcete zahrnout. Potvrďte kliknutím na Dokončit.

Hotový report s poddotazem zobrazíte opět v Report View kliknutím pravým tlačítkem na jeho kartu a volbou Report View.