Jak využít Microsoft Outlook s Business Contact Manager jako CRM

Software pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) umožňuje efektivně spravovat informace o klientech – kontakty, poznámky, aktivity i další podrobnosti. V Microsoft Outlook s rozšířením Business Contact Manager můžete tyto údaje zadávat přímo do sekce kontaktů, třídit je do kategorií a spravovat úkoly a následné aktivity. Outlook tak nabízí řadu nástrojů, které usnadňují práci s CRM.

Krok 1

Spusťte počítač a otevřete Microsoft Outlook s aktivovaným Business Contact Manager.

Krok 2

Rozdělte kontakty do kategorií. Otevřete požadovaný kontakt dvojitým kliknutím, v hlavním okně vyberte požadovanou kategorii z rozbalovacího seznamu. Pokud požadovanou kategorii nevidíte, můžete ji vytvořit zadáním nového názvu přímo do pole.

Krok 3

Přiřaďte kontaktu úkol. V okně kontaktu zvolte kartu „Akce“ → „Nový úkol pro kontakt“. Úkol se objeví v sekci „Úkoly“, kde můžete nastavit datum, podrobnosti o zákazníkovi a sledovat stav. Alternativně můžete použít kalendářové události k evidenci následných schůzek – ty se zobrazí v kalendáři, úkoly ne.

Krok 4

Vložte důležité poznámky na stránku kontaktu. Na kartě „Aktivity“ najdete přehled všech schůzek, úkolů i e‑mailů spojených s daným zákazníkem.

Krok 5

Stanovte termíny následných akcí a označte je různými barvami vlajek. Například žlutá vlajka může znamenat, že je třeba poslat smlouvu, zatímco zelená označuje nutnost telefonického kontaktu. Barvu změníte pravým kliknutím na ikonu vlajky a výběrem požadované barvy. Připomenutí přidáte volbou „Přidat připomenutí“.

Krok 6

Archivujte dokončené kontakty a úkoly do složek. Novou složku vytvoříte v nabídce „Soubor“ → „Nová složka“, zadáte název a umístění. Doporučujeme vyhradit si každý den několik minut na úpravu a archivaci CRM dat, aby byly e‑maily, úkoly a informace o zákaznících vždy aktuální.