Jak používat Microsoft Access pro fakturaci

Sledujte své obchodní transakce pomocí databáze Microsoft Access. Využitím tabulek a sestav můžete evidovat odpracované hodiny, mzdy i údaje o zákaznících a na jejich základě generovat faktury. Místo ručního vytváření každé faktury Access automaticky vytvoří fakturu, kterou můžete zobrazit, vytisknout nebo odeslat e‑mailem. Vytvořená sestava obsahuje všechny faktury, takže nemusíte prohledávat dokumenty při kontrole předchozích plateb.

Postup

Krok 1

Vytvořte tabulku Zákazníci, kde uložíte veškeré informace o svých klientech. Na kartě Create (Vytvořit) klikněte na Table Design (Návrh tabulky) a zadejte pole jako jméno, kontaktní údaje a jedinečné ID.

Krok 2

Vytvořte tabulku Faktury pro záznam jednotlivých obchodních transakcí. Přidejte pole pro místo, cenu a další potřebné údaje. Pro přiřazení zákazníka ke každé transakci vytvořte pole Zákazník, nastavte typ dat Lookup Wizard a propojte ho s tabulkou Zákazníci.

Krok 3

V Lookup Wizard vyberte pole s názvem zákazníka, aby se v tabulce Faktury zobrazovaly jména ze Zákazníci. Tím vytvoříte vztah mezi tabulkami a eliminujete duplicitní zadávání kontaktních údajů – informace o zákazníkovi jsou uloženy jen jednou.

Krok 4

Pomocí Report Wizard (Průvodce sestavou) na kartě Create vytvořte sestavu Faktury. Vyberte všechna pole z tabulky Faktury i údaje o zákaznících z tabulky Zákazníci. Na poslední obrazovce zvolte možnost „Upravit návrh sestavy“ a upravte rozvržení podle potřeby.

Krok 5

Přidejte záhlaví a zápatí stránky, vložte kontaktní údaje firmy, logo a platební podmínky. Zvětšete detailní část tak, aby se na každé stránce zobrazila jen jedna transakce. Přidejte mezisoučty a celkové součty pomocí výpočtových ovládacích prvků, např. výraz =[OdpracovanéHodiny]*[Mzda].

Uložte sestavu pod výstižným názvem a přepněte do náhledu tisku (Print Preview), abyste zkontrolovali vzhled a obsah.

Tip

• Používejte Layout View (Zobrazení rozvržení) k uspořádání textových polí a současnému náhledu obsahu sestavy.