Jak používat přístup jako databázi dárců

Neziskové organizace, které přijímají dary od soukromých dárců nebo dokonce soukromých nadací, by měly vytvořit databázi dárců. Použití databáze Microsoft Access jako databáze dárců je metoda správy darů a usnadnění korespondence.

Použití databáze Access jako databáze dárců

Krok 1
Přejděte na sadu Microsoft Office webové stránky a zvolte Šablony, Kategorie odvětví a Neziskové organizace. Existuje možnost pro databázi Charitable Contributions. Zvolte možnost a klikněte na download. Přečtěte si smlouvu s uživatelem podle potřeby a vyberte možnost Přijmout, poté vyberte možnost Uložit.

Krok 2
Otevřete soubor ve WinZipu nebo podobný program pro dekompresi a extrahujte soubory, poté vyhledejte složku, do které jsou soubory uloženy dvojitým kliknutím otevřete šablonu. Přejmenujte šablonu Access na databázi dárce nebo jakýkoliv název, který si zvolíte.

Krok 3
Když otevřete databázi dárců, věnujte chvilku seznámení se s možnostmi. Hlavními oblastmi budou kampaně, přispěvatelé, dary, zaměstnanci, akce a úkoly. Na rozdíl od některých předchozích verzí dobročinných darů společnosti Microsoft Access je na konci vaší práce omezené množství práce na vytvoření databáze, protože šablona byla aktualizována.

Krok 4
Přejděte na kampaně a přizpůsobte stránku a zadejte všechny kampaně, které právě máte. Doposud uveďte finanční informace o příspěvcích. Tam bude histogram, který líčí fundraising cíle, kampaně a události. To vám pomůže sledovat celkovou částku versus navýšenou částku.

Krok 5
Sledujte události a zadejte je jejich názvy. Pokud jsou spojeny s konkrétní kampaní, budete mít možnost na tomto formuláři zadat název kampaně. Události mohou být také udržovány jako nezávislé, pokud nejsou určeny na konkrétní projekt.

Krok 6
Sbalte podrobnosti kampaně a jděte na zprávu o daru, abyste mohli zadat soukromé dary nebo granty směřují ke konkrétní kampani nebo účelu. Zadejte jméno dárce do programu Access a veškeré slibované zástavní právo nebo zaplacenou částku. Můžete také zadat kategorii dárce, například charitu, rodiče, jednotlivce nebo absolventa. To vám pomůže vyřešit příspěvky přispěvatelů k vytváření databázových sestav. Klikněte na Přidat nového přispěvatele; pak dát jednotlivci čekající úkoly. Každý zaměstnanec, který bude mít přístup k databázi, by měl mít své jméno zapsáno do databáze. Oblast bude mít možnost mít název úlohy, komu je úkol přiřazen, stav projektu a datum splatnosti. To vám může pomoci snadno dohlížet a spravovat své zaměstnance.

Tipy
Zálohujte databázi dárců Microsoft Access na zabezpečený server a systém mimo pracoviště, abyste udrželi záznamy vaší organizace v bezpečí.
Vždy se zeptejte, zda můžete mít produkt demo nebo máte zkušební verzi pro dárcovskou databázi před nákupem, abyste se ujistili, že máte všechny funkce, které bude vaše organizace potřebovat.
Chcete-li na každé stránce přidat tlačítko Domovská stránka, může vám to pomoci vrátit se na primární stránku, aby se otevřené karty udržely na minimu.

Varování