Jak používat Microsoft Access jako databázi dárců

Úvod

Neziskové organizace, které přijímají dary od soukromých dárců nebo nadací, by měly mít přehlednou databázi dárců. Microsoft Access nabízí jednoduchý a levný způsob, jak evidovat dary, sledovat kampaně a komunikovat s přispěvateli.

Použití Accessu jako databáze dárců

Krok 1 – Stažení šablony

Navštivte web Microsoft Office, zvolte Templates → Industry Categories → Non‑Profit. Vyberte šablonu Charitable Contributions, odsouhlaste licenční podmínky a soubor uložte.

Krok 2 – Rozbalení a pojmenování

Rozbalte stažený archiv (např. pomocí WinZip) a otevřete soubor Access. Přejmenujte šablonu na „Databáze dárců“ nebo jiný název, který vám vyhovuje.

Krok 3 – Seznámení s rozhraním

Při prvním otevření databáze si projděte hlavní sekce: Kampaně, Přispěvatelé, Dary, Zaměstnanci, Události a Úkoly. Moderní šablona už obsahuje většinu potřebných tabulek a vztahů, takže nemusíte vytvářet strukturu od nuly.

Krok 4 – Správa kampaní

V sekci Kampaně zadejte aktuální projekty a finanční cíle. Tabulka automaticky vykreslí histogram zobrazující plánovaný a nasbíraný objem prostředků.

Krok 5 – Evidování událostí

Přidejte nové události, pojmenujte je a přiřaďte k příslušné kampani (nebo je nechte jako samostatné). To vám umožní sledovat, které akce přispívají k jednotlivým cílům.

Krok 6 – Zaznamenání darů a grantů

V sekci Report Dary zadávejte jednotlivé dary či granty. Uveďte jméno dárce, částku (slíbenou i přijatou) a přiřaďte kategorii (např. firma, jednotlivec, absolvent). Díky tomu můžete snadno vytvářet přehledy a statistiky.

Krok 7 – Správa zaměstnanců a úkolů

V Rychlých odkazech → Zaměstnanci klikněte na „Přidat nového přispěvatele“ a zadejte jméno každého uživatele, který má k databázi přístup. Pro každého můžete definovat úkoly, přiřadit odpovědnost, stav a termín dokončení.

Tipy

• Zálohujte databázi na zabezpečený server nebo externí úložiště, aby byla chráněna před ztrátou dat.
• Než zakoupíte plnou verzi softwaru, požádejte o demo nebo zkušební verzi, abyste ověřili, že obsahuje všechny potřebné funkce.
• Pro snadnou navigaci přidejte na každou stránku tlačítko „Domů“, které vrátí uživatele na hlavní přehled.

Upozornění

• Šablona je k dispozici zdarma, ale technická podpora od Microsoftu je omezená a neexistují oficiální kurzy, jak systém plně využívat.

Potřebné vybavení

• Počítač s nainstalovaným Microsoft Access
• Stažená šablona „Charitable Contributions“