Jak používat Outlook pro schvalování a sledování hlasování

Hlasovací tlačítka v Outlooku umožňují snadno zasílat požadavky na schválení nadřízeným nebo členům týmu. Po odeslání zprávy Outlook zaznamená odpovědi a poskytne souhrnný přehled všech hlasů k dané zprávě. Lze oslovit jednoho příjemce i celou skupinu a nabízet jednoduché volby typu „Schválit/Zamítnout“ nebo vlastní možnosti.

Požadavky

Abyste mohli sledovat odeslané žádosti, váš e‑mailový účet musí být na serveru Microsoft Exchange. Exchange se běžně používá v podnikovém prostředí; soukromé účty jej obvykle nevyužívají, pokud si jej nenastavíte přes práci nebo školu. Příjemci zprávy musí mít Outlook 2003 nebo novější, aby mohli hlasovat, ale nemusí mít Exchange, pokud jen zprávu přijímají.

Odeslání žádosti o schválení

Postup je jednoduchý: vytvořte e‑mail jako obvykle a vložte otázku nebo dokument, který má být schválen. Na kartě Možnosti klikněte na Použít hlasovací tlačítka. Outlook nabídne předdefinované volby – například „Schválit“ a „Zamítnout“ nebo „Ano“, „Ne“, „Možná“. Pro vlastní možnosti zvolte Vlastní a v zobrazeném poli zadejte jednotlivé položky oddělené středníkem.

Použití hlasovacích tlačítek

Když příjemce otevře zprávu v Outlooku, zobrazí se upozornění, že zpráva obsahuje hlasovací tlačítka. V Outlooku 2013 a 2010 stačí kliknout na upozornění a zobrazí se možnosti, ze kterých lze vybrat. Ve verzích 2007 a 2003 jsou volby umístěny na panelu nástrojů. Po výběru hlasu Outlook automaticky odešle odesílateli potvrzovací zprávu s informací o zvolené možnosti.

Sledování výsledků

Výsledky můžete sledovat přímo z předmětu zprávy nebo otevřením jedné z odpovědí a kliknutím na Zobrazit hlasovací odpovědi v horní části zprávy. Outlook pak zobrazí tabulku se souhrnem všech hlasů – schválení i zamítnutí – což je užitečné zejména při oslovení velké skupiny.