Nevýhody používání e‑mailu pro komunikaci ve firmě

Úvod

E‑mail může být levným a efektivním nástrojem interní komunikace, ale jeho povaha přináší řadu problémů. I dobře definovaná e‑mailová politika neodstraní všechny neefektivity a komunikační mezery.

Nesprávná komunikace

Jelikož e‑mail postrádá neverbální signály, často se ztrácí sarkasmus, humor i emoce. Příjemce může interpretovat text jinak, než bylo zamýšleno, nebo naopak přisuzovat emoce, které nebyly zamýšleny. Nezkušený uživatel může například psát VELKÝMI PÍSMENY nebo nadměrně používat vykřičníky, čímž neúmyslně vyvolá napětí a poškodí pracovní vztahy.

Ztráta času

E‑mail láká k rozptýlení. Zaměstnanci často používají pracovní poštu k osobním zprávám nebo vtipům. I když je pošta relevantní k práci, neustálé kontrolování přicházejících zpráv prodlužuje dobu potřebnou k dokončení úkolů. Projekt, který by trval dvě hodiny, může díky neustálému čtení a odpovídání na e‑maily snadno zabrat čtyři. Jeden‑dvě kontrola pošty denně bývá mnohem efektivnější.

Problémy s odpojením

Díky snadnému přístupu z jakéhokoli místa s internetem se některé firmy potýkají s narušením rovnováhy mezi prací a soukromím. Neustálé spojení se zvyšuje riziko vyhoření, omezuje čas strávený s rodinou a přáteli a může vést ke zvýšenému stresu a menší spokojenosti.

Trvalý záznam

V e‑mailu je snadné poslat rychlou, rozčilenou odpověď, která pak zůstane v písemné podobě. Taková zpráva se nedá stáhnout a může být použita jako důkaz v pracovních sporech nebo soudních řízeních. Elektronická komunikace tak dává lidem pocit odstupu a odvahu říci věci, které by v osobním rozhovoru neřekli.