Jak odeslat hromadný e‑mail z Excelu

Co budete potřebovat

• Microsoft Excel 2003 nebo 2007
• Microsoft Word 2003 nebo 2007
• Microsoft Outlook 2003 nebo 2007

Pokud umíte pracovat s tabulkami v Excelu a používáte Word i Outlook, můžete využít hromadnou korespondenci k odeslání personalizovaných e‑mailů zákazníkům či partnerům. V tomto návodu si ukážeme, jak připravit seznam kontaktů v Excelu a následně jej sloučit s e‑mailovou šablonou ve Wordu, aby každá zpráva byla adresována konkrétnímu příjemci.

Hromadný e‑mail z Excelu 2003

1. Vytvořte v Excelu tabulku s údaji potřebnými pro rozesílku – jména, e‑mailové adresy a další informace. Do první buňky každého sloupce vložte popisný nadpis (např. Jméno, E‑mail). Uložte soubor a zavřete Excel.

2. Otevřete Outlook a minimalizujte jej. Pak otevřete Word a napište text e‑mailu, přičemž na místech, kde má být vloženo jméno či jiná data, ponechte prázdné pole.

3. Ve Wordu zvolte Nástroje → Dopisy a hromadná korespondence → Hromadná korespondence. V sekci Typ dokumentu vyberte E‑mailové zprávy a klikněte na Další.

4. Vyberte Použít aktuální dokument a opět klikněte Další. Klikněte na Procházet, najděte svůj Excel soubor, otevřete jej a potvrďte volbu OK. Případně seřaďte seznam příjemců a pokračujte.

5. Klikněte na Další položky a vložte požadovaná pole z Excelu (např. {E‑mail} na začátek dokumentu, {Jméno} do oslovení).

6. Zobrazte náhled zprávy, ověřte, že jsou pole správně umístěna, a pokračujte kliknutím na Další. Nakonec vyberte Elektronická pošta, zadejte předmět hromadného e‑mailu a potvrďte OK.

Hromadný e‑mail z Excelu 2007

1. Připravte Excelovou tabulku stejně jako výše a uložte ji.

2. Otevřete Outlook a minimalizujte jej. Ve Wordu napište e‑mailovou šablonu.

3. Na kartě Mailings (Korespondence) klikněte na Start Mail Merge → Email Messages.

4. Zvolte Select Recipients → Use Existing List, najděte svůj Excel soubor, otevřete jej a potvrďte.

5. Pomocí skupiny Write & Insert Fields vložte požadovaná pole (např. Greeting Line pro oslovení). Kliknutím na Match Fields přiřaďte sloupce z Excelu k políčkům ve Wordu.

6. Po dokončení návrhu přejděte zpět na kartu Mailings a klikněte na Finish & Merge → Send Email Messages. Zadejte předmět a odešlete hromadnou zprávu.