Jak vytvořit inventární tabulku

Co je inventář?

Inventář není jen seznam položek – obsahuje také doplňující údaje, jako je název, modelové číslo, popis či sériové číslo. Požadované sloupce se liší podle účelu, ale princip zůstává stejný. Pomocí Excelu 2010 můžete tabulku propojit se seznamem v SharePointu a získávat automatické aktualizace pro další analýzu.

1. Výběr softwaru

Pro automatické aktualizace použijte Excel 2010 a jeho integraci se SharePointem. Pokud potřebujete jen jednoduchý seznam (např. pro pojištění), postačí textový procesor s tabulkami nebo libovolný tabulkový editor.

2. Určete potřebné štítky

Rozmyslete si, jaké informace chcete evidovat. U domácího inventáře můžete mít sloupce Item (položka), Serial Number (sériové číslo) a Value (hodnota). V maloobchodním inventáři přidejte Wholesale Cost (nákupní cena) a Retail Price (prodejní cena).

3. Vytvořte hlavičku tabulky

Do první řádky zadejte názvy sloupců. První sloupec by měl sloužit jako unikátní identifikátor (index) – např. SKU pro firemní inventář nebo název položky pro domácí použití.

4. Vyplňte data

Do řádků pod hlavičkou vkládejte jednotlivé položky. Každý řádek obsahuje informace vztahující se k identifikátoru. Např. pro stejný SKU zadáte popis, nákupní i prodejní cenu, případně další parametry jako velikost či hodnotu.

5. Ruční údržba

Přidávejte nové položky při jejich pořízení a odstraňujte ty, které byly prodány nebo jinak vyřazeny.

6. Automatická aktualizace pomocí SharePointu

Seznamy v SharePointu lze synchronizovat s Excelovým souborem, pokud máte oprávnění ke čtení. V SharePointu zvolte Export to Spreadsheet (Exportovat do sešitu) na kartě List. Stáhněte soubor, otevřete jej a povolte synchronizaci. V Excelu potom klikněte na Refresh (Obnovit) ve skupině External Table Data na kartě Design, aby se načetly nejnovější údaje.

Upozornění

Aktualizace ze SharePointu jsou jednosměrné – změny provedené v Excelu se nepropíší zpět do SharePointu.