Jak sledovat omezené finanční prostředky v QuickBooks

Co jsou omezené finanční prostředky?

Omezené finanční prostředky jsou peníze, které dárci poskytují neziskové organizaci s konkrétním účelem – například na výstavbu budovy nebo na konkrétní misijní projekt. Na rozdíl od obecných (neomezených) prostředků nesmí být jejich použití změněno.

Metoda 1 – Sledování tříd (Class Tracking)

Krok 1 – Zapnutí funkce

V hlavním menu klikněte na Edit → Preferences. V okně Preferences přejděte na kartu Accounting a zaškrtněte políčko Use class tracking. Potvrďte změny kliknutím na OK.

Krok 2 – Vytvoření tříd

Otevřete List → Class List a dvojklikem otevřete seznam tříd. Stiskněte Ctrl+N a vytvořte novou třídu. Pro neomezené dary zadejte název Neomezené prostředky. Pro omezené dary vytvořte nadřazenou třídu Omezené prostředky a pod ní podtřídy podle konkrétních projektů (např. Nová budova, Mise).

Krok 3 – Použití tříd při zadávání transakcí

Při zadávání daru vyberte odpovídající třídu v řádku Class. Tím zajistíte, že příjem bude správně přiřazen k omezenému nebo neomezenému rozpočtu.

Metoda 2 – Samostatné bankovní účty

Krok 1 – Vytvoření účtu

V menu List → Chart of Accounts stiskněte Ctrl+N. Vyberte typ Bank a pojmenujte účet např. Bankovní účet – Omezené prostředky – Budova nebo Bankovní účet – Neomezené prostředky.

Krok 2 – Vytvoření příjmových účtů

Opět v Chart of Accounts stiskněte Ctrl+N, vyberte Income a vytvořte dva účty: Omezené prostředky – přijaté a Neomezené prostředky – přijaté.

Krok 3 – Zadání vkladů

Pomocí Make Deposits zadejte jméno dárce, částku a přiřaďte příjem na příslušný příjmový účet a bankovní účet.

Metoda 3 – Subúčet (podúčet) v rámci jednoho bankovního účtu

Krok 1 – Vytvoření subúčtu

V Chart of Accounts klikněte na Bank → Add New. Pojmenujte účet Omezené prostředky a v poli Sub-account of vyberte hlavní bankovní účet, který používáte.

Krok 2 – Zadání vkladů

Pokud je dar určen na omezené účely, při vkladu zvolte právě vytvořený subúčet. Pro neomezené dary použijte hlavní bankovní účet. Tento přístup umožňuje provádět jedno bankovní odsouhlasení, přičemž podrobnosti o omezených a neomezených darech jsou stále oddělené.