Jak efektivně využívat MS Office k tvorbě a správě adresáře pro tisk štítků

Adresář (mailing list) je databáze osobních nebo firemních kontaktů. Každý kontakt, který se spojí s vaší společností – například přes web – by měl být zaznamenán. Kombinací Outlooku, Excelu a Wordu můžete efektivně spravovat informace o zákaznících a tisknout štítky.

Vytvoření databáze

Krok 1

Otevřete Outlook → Kontakty. Klikněte na „Nový“ a vyplňte pole (jméno, adresa, telefon a další relevantní údaje).

Krok 2

Přidejte „Kategorie“ pro lepší organizaci. V pravém dolním rohu zvolte tlačítko „Kategorie“ a vyberte existující nebo vytvořte novou pomocí „Seznam hlavních kategorií“ → „Přidat“. Po zadání informací klikněte na „Uložit a zavřít“. Aktualizujte údaje, jakmile obdržíte nové informace.

Krok 3

Exportujte kontakty do Excelu: Outlook → Soubor → Import a export → Export do souboru → Microsoft Excel → Další → Kontakty. Zvolte název a umístění souboru.

Krok 4

V dialogu „Mapovat vlastní pole“ odeberte zbytečné sloupce: klikněte na „Vymazat mapování“ a poté přidejte jen potřebná pole (jméno, příjmení, ulice, město, stát, PSČ). Potvrďte „OK“ a „Dokončit“.

Otevřete exportovaný soubor v Excelu a doplňte záhlaví sloupců: First Name, Last Name, Street, City, State, ZIP.

Vytvoření adresních štítků

Krok 1

Spusťte Word, zvolte Nástroje → Dopisy a rozesílání → Průvodce hromadnou korespondencí a vyberte možnost „Štítky“.

Krok 2

Klikněte na „Změnit rozvržení dokumentu“. V dialogu „Možnosti štítků“ vyberte typ štítku podle číselného kódu a potvrďte „OK“.

Krok 3

Jako příjemce zvolte „Použít existující seznam“ a najděte dříve vytvořený Excel soubor. Odškrtněte sloupec s příjmením, pokud jej nechcete tisknout, a potvrďte „OK“.

Krok 4

Umístěte pole do štítku: zvolte „Blok adres“ nebo „Další položky“ a případně použijte „Přiřadit pole“ pro výběr konkrétních sloupců. Potvrďte „OK“.

Krok 5

Stiskněte „Aktualizovat všechny štítky“, aby se informace z Excelu vložily do každého štítku. Zkontrolujte náhled a opravte případné chyby.

Po dokončení klikněte na „Sloučit do tiskárny“ a potvrďte „OK“.

Tipy

• Při vkládání jednotlivých polí do štítku přidejte mezeru mezi město a stát.
• Veškeré opravy provedené na štítcích zapište zpět do Outlooku.

Upozornění

• Používejte šablonu štítku, která odpovídá fyzickému formátu. Nesprávná šablona vede k nesprávnému tisku.

Co budete potřebovat

• Kontaktní údaje
• Kategorie (pro třídění)
• Šablonu štítku
• Samotné štítky