Jak používat QuickBooks k zaznamenání desátek a darů

Podle speciálních účetních standardů pro církve musí být desátky a dary od členů rozděleny do samostatných účtů podle toho, jak dárci chtějí, aby byly použity. Většina církví zřizuje různé fondy – obecný fond, stavební fond, misijní fond – které mohou být neomezené, dočasně omezené nebo omezené.

Sledování tříd v QuickBooks

1. V menu zvolte Edit → Preferences, poté v levém sloupci vyberte Accounting.
2. Na kartě Company Preferences zaškrtněte políčko Use Class Tracking.
3. V menu vyberte Lists → Class List. Klikněte na tlačítko New v dolní části seznamu.
4. Zadejte název třídy, např. „Obecný fond“, a klikněte na Next. Přidejte další třídy podle potřeby (např. „Misijní fond“, „Mládežní fond“, „Stavební fond“). Pokud evidujete dary, které předáváte jiné organizaci, vytvořte třídu „Předávané dary“. Po dokončení klikněte na OK.

Vkládání desátků a darů

1. Na úvodní obrazovce QuickBooks vyberte Donations.
2. V poli Customer:Job vyberte existujícího dárce nebo klikněte na Add New a vyplňte jeho údaje.
3. Pokud má celý dar směřovat do jednoho fondu, přiřaďte mu odpovídající třídu.
4. Ověřte nebo upravte datum daru a vyberte typ platby (např. hotovost, šek).
5. V sloupci Item klikněte na Add New, pokud ještě nemáte položku pro desátky a dary. Název položky zadejte „Desátky/Dary“, popis „Obecné dary“, typ položky nastavte na Service a vyberte účet „Desátky/Dary“ ze seznamu účtů. Potvrďte OK.
6. Do pole popisu zadejte stručný popis daru, uveďte částku a vyberte fond, na který má být dar přiřazen.
7. Pokud chcete dar rozdělit mezi více fondů, přidejte další položku a přiřaďte každé částce odpovídající třídu.
8. Volitelně můžete do pole pro poznámku zadat doplňující informaci pro dárce.

Tip: Při první instalaci QuickBooks zvolte jako odvětví „Church or Religious Organization“. Tím se automaticky vytvoří běžné účty pro církve, například účet „Desátky/Dary“. Většina církví používá číselnou strukturu: aktiva – 1000‑s, závazky – 2000‑s, čistý majetek – 3000‑s, výnosy – 4000‑s a výdaje – 5000‑s.