Jak využít třídy v QuickBooks pro neziskové organizace

Funkce Třídy patří mezi nejméně využívané možnosti QuickBooks, přestože umožňuje detailně sledovat transakce, nákupy i tržby přiřazením dalšího identifikátoru. Některé firmy používají třídy k označení místa, kde transakce proběhla; jiné k rozlišení obchodní oblasti – například restaurace může mít samostatné třídy pro restauraci a catering, aby mohla vytvořit výkazy zisku a ztráty pro každou část podnikání.

Použití funkce Třídy pro sledování programů

Krok 1

Vytvořte novou třídu pro každý program, který generuje dary. V horním menu klikněte na Seznamy, otevře se seznam tříd. V levém dolním rohu zvolte tlačítko Třída a poté Nová. V neziskových organizacích – například v církvích – existuje několik programů (evangelizace, mládež, misie). Každý z nich si zaslouží vlastní třídu, aby bylo možné sledovat jak dary, tak výdaje spojené s konkrétním programem.

Krok 2

Při zadávání transakce přiřaďte příslušnou třídu. U darů se třída vyplní ve čtvrtém sloupci formuláře Dar. U výdajů se třída zadává na kartě Výdaje v posledním sloupci obrazovky Vydat šek. Například člen církve daruje 300 USD na misie; tato částka se zaznamená v poli třídy Misie. Pokud mládežní program nakoupí učební materiál za 300 USD, přiřadí se třída Mládež. Přidělené prostředky mohou být použity jen na určený program, což je zákonný požadavek pro neziskovky.

Pro podrobnější rozlišení můžete vytvářet podtřídy. Pokud má program Misie několik misionářů, vytvořte podtřídu pro každého z nich. Při přidávání nové třídy v okně Seznam tříd zaškrtněte políčko „Podtřída“. Tak získáte souhrn darů pro celý program i možnost sledovat dary pro jednotlivé misionáře.

Použití funkce Třídy pro sledování míst

Krok 1

Vytvořte třídu pro každou pobočku organizace – např. obchody s použitým zbožím, jídelny či dětské centra. Pro daňové přiznání je nutné mít přesný přehled o každém místě. Pokud má organizace čtyři obchody, můžete použít jednoduché označení: Sever, Západ, Centrum, Jižní.

Krok 2

Přiřaďte všechny výdaje k odpovídajícímu místu – nájem, mzdy, energie atd. Pokud jsou všechny pobočky stejného typu (např. obchody s použitým zbožím), můžete spravovat jediný soubor společnosti a použít třídy k jejich rozlišení.

Stejně tak přiřaďte všechny dary nebo příjmy ke konkrétní pobočce. V církvi jsou dary nekompenzované, zatímco v obchodě s použitým zbožím se peníze z prodeje považují za příjmy. Takový přehled pomůže organizaci včas zjistit, zda výdaje nepřesahují příjmy či dary.

Tip

• Další možnosti využití třídy: rozlišení typů darů (peníze vs. nepeněžní), oddělení oddělení, sledování fundraisingových nebo speciálních akcí.

Varování

• Funkce Třídy v QuickBooks se často přirovnává k „Mighty Putty“ – pružné hmotě, která se po zatuhnutí už nedá změnit. Jakmile určíte účel třídy, nelze ji později použít pro jiný účel.