Jak vytvořit systém nabídek

Mnoho firem, které jednají přímo se zákazníky, potřebuje pravidelně připravovat cenové nabídky. Základní část každé nabídky je často stejný text. Místo drahého softwaru můžete využít běžný Excel, který poskytne téměř stejnou funkčnost. Vytvoření šablony vyžaduje jen jednorázovou práci; následné úpravy jednotlivých nabídek pak trvají jen několik minut.

Krok 1 – Co zahrnout

Sepište všechny položky, které musí nabídka obsahovat: název firmy, adresa, telefon, e‑mail a webové stránky (pokud jsou k dispozici). Přidejte pole pro datum, kontaktní údaje zákazníka a případně položky jako číslo dílu, popis, množství, cena a součet za jednotlivé položky. Nezapomeňte na místo pro jméno osoby připravující nabídku, datum expirace a podpis zákazníka.

Krok 2 – Základní rozvržení

Otevřete prázdný sešit v Excelu. Do buňky A1 napište „Nabídka“ a nastavte velké písmo (např. 36). Buňky A1‑D1 sloučte (Formát buněk → Zarovnání → Sloučit buňky). Stejným způsobem sloučte oblast A3‑D10 a vložte do ní firemní údaje. Do buňky F3 napište „Datum:“ a do E3 vložte funkci =DNES(). Do buňky A11 napište „Zákazník:“ a sloučte buňky B11‑D11, B12‑D12, B13‑D13, B14‑D14 a B15‑D15.

Krok 3 – Seznam položek

Do buněk A18 a D18 zapište nadpisy „Číslo dílu“ a „Množství“. Buňky B18‑C32 sloučte a pojmenujte „Popis“, zarovnejte na střed. Do buňky E18 napište „Cena“ a do F18 „Rozšířená cena“. V každém řádku pod tímto sloupcem vytvořte vzorec =D19*E19 (pro řádek 19) a formátujte buňky jako měnu.

Krok 4 – Součty a daně

Do buňky A33 napište „Mezisoučet“, do A34 „Daň“ a do A35 „Práce“. Do A37 napište „Celkem“. V buňce F33 vložte vzorec =SUM(F19:F32). V buňce E34 zadejte daňovou sazbu (např. 0,21). V F34 vypočítejte daň: =E34*F33. Pro pracovní náklady zadejte počet hodin do D35 a hodinovou sazbu do E35, pak v F35 použijte =D35*E35. Celkovou částku získáte ve F37: =SUM(F33:F35).

Krok 5 – Dokončení šablony

Přidejte pole pro jméno tvůrce nabídky, datum expirace a text „Pro přijetí nabídky podepište a datujte níže.“ Označte všechny sloupce a přidejte ohraničení. Uložte soubor jako šablonu Excelu (Soubor → Uložit jako → Šablona Excel).

Tipy

• Po každém kroku soubor uložte, abyste se vyhnuli ztrátě práce.
• Pokud potřebujete více či méně řádků pro položky, jednoduše vložte nebo odstraňte řádky.
• Upravte nadpisy sloupců podle specifik vašeho podnikání.
• V sekci Další zdroje najdete kompletní příklad šablony se všemi vzorci.
• Při zadávání příkazů ignorujte koncová interpunkční znaménka.

Upozornění

• Buňky v šabloně nejsou chráněny – pokud na nabídkách pracuje více lidí, zvažte ochranu kritických buněk.
• První skutečnou nabídku uložte jako běžný soubor (s názvem zákazníka), ne jako šablonu.
• Pokud se daň vztahuje i na práci, umístěte řádek s daní pod součty za práci i materiál.